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Pourquoi certifier des documents ?
Avec la dématérialisation des processus administratifs et la complexification des environnements techniques et réglementaires, la gestion des documents en entreprise est devenue un enjeu stratégique pour les départements juridique et conformité des entreprises. Avec la recrudescence des documents imprimés, copiés, transmis et envoyés chaque jour, garantir l’intégrité de chacun d’entre eux, notamment pour se prémunir d'éventuelles erreurs et fraudes, est un véritable défi.
C’est pourquoi la certification de documents est une brique essentielle dans la gestion documentaire d’une entreprise ou d’une administration publique.
En quoi consiste-t-elle ? Pourquoi certifier des documents sur la blockchain ? Quelles sont les solutions disponibles pour faire certifier un document ? Réponses dans cet article !
Qu’est-ce que la certification de documents ?
Quand on parle de certification de documents, on désigne l’opération par laquelle une autorité authentifie l’identité de l’émetteur et du destinataire du document ainsi que la conformité à l'original de la copie du document.
La certification de documents peut se faire de différentes manières. Si les façons de faire divergent, la plupart des acteurs qui émettent un besoin de certification de leurs documents passent par des prestataires de service ou utilisent divers outils. Le but ultime est de s’assurer qu’un document ne souffre d’aucune altération / falsification.
C’est souvent aux notaires qu'incombe la tâche de certifier les documents, notamment lors de l’acquisition d’un bien immobilier. D’autres outils permettent également de certifier des documents électroniques comme les logiciels de signature électronique qui permettent de garantir l’intégrité des documents, ainsi que de sceller l’engagement des co-contractants.
Quels sont les bénéfices de la certification de documents ?
La certification de documents : un rempart contre la fraude à l’identité
Si la certification de documents est devenue accessible, c’est parce qu’elle répond à plusieurs besoins :
- Garantir l’intégrité des documents électroniques
- Authentifier les émetteurs, destinataires et autres parties prenantes d’un document électronique
- Valoriser le document électronique
On le voit bien : la certification est privilégiée par les entreprises pour créer une relation de confiance.
Mais c’est aussi pour répondre aux nouvelles contraintes réglementaires. Ainsi, la proposition eIDAS 2ème version est un véritable pilier dans la sécurisation des transactions électroniques entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques, permettant, entre autres, de lutter contre la fraude.
En effet, la fraude documentaire et à l’identité a connu une explosion ces dernières années : entre 2017 et 2019, cette dernière a connu une croissance de 164%, érodant considérablement la confiance des particuliers vers les entreprises et les institutions.
Des protocoles sécurisés ont donc dû être mis en place par les entreprises et la certification de documents est devenue une étape indispensable pour protéger l’intégrité des documents sensibles et se préserver d’un usage frauduleux de documents compromis.
Avec la certification documentaire, les actes d’usurpation d’identité peuvent ainsi limiter la portée des actes de fraude.
Faire certifier des documents permet donc de prévenir les effets d’une cyberattaque, de préserver l’intégrité de tous les documents sensibles et de répondre aux exigences réglementaires toujours plus strictes dans un monde dématérialisé, soumis aux actes de malveillance en ligne.
Avec le développement de la technologie blockchain, la certification de document électronique a gagné en sécurité et en flexibilité.
La certification sur la blockchain d’Archipels : comment ça marche ?
La technologie blockchain présente de nombreux avantages, au premier rang desquels on retrouve la décentralisation qui permet de rendre toutes les transactions ancrées dans la blockchain inaltérables et infalsifiables sans le consensus des acteurs du réseau. C’est ce qui permet l’immutabilité, qui est à la base de la confiance qu’on cherche à instaurer dans une relation entre plusieurs acteurs.
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- Chaque acteur du réseau détient une copie de la blockchain. Chaque nouvelle transaction est validée par un consensus entre les acteurs du réseau. C’est le principe de décentralisation.
- Le changement d’un hash sur un bloc ne peut se faire sans la validation des autres membres du réseau. C’est ce principe qui permet l’immutabilité.
Maintenant que nous avons expliqué le fonctionnement de la blockchain, intéressons-nous à la façon dont on certifie les documents sur cette dernière.
Supposons que nous souhaitions certifier un KBIS sur la blockchain pour prouver l’existence légale de votre société. Nous récupérons une version PDF de ce document auprès de l’émetteur de ce dernier, c’est-à-dire au greffe du Tribunal de commerce dont dépend l’entreprise en question.
Nous générons ensuite un hash (ou une empreinte numérique) de ce KBIS que nous allons ancrer sur la blockchain grâce à notre API de certification.
Ce hash de document est désormais sur la blockchain et ne peut plus être modifié.
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Pourquoi Archipels ?
Pour répondre aux besoins des entreprises en matière de certification de documents, nous proposons de certifier tous vos documents électroniques sur la plateforme Archipels.
Pourquoi ?
Premièrement, la plateforme Archipels est aujourd’hui opérée par des tiers de confiance publics français comme EDF, Engie, La Poste et La Caisse des Dépôts et Consignations. En émettant vos documents sur une plateforme de confiance, vous savez que vos documents électroniques sont entre de bonnes mains.
Par ailleurs, l’API de certification d’Archipels peut s’intégrer avec n’importe quel environnement technique. Vous pouvez faire certifier vos documents depuis un point d’entrée que vous choisissez ou vous pouvez nous transmettre directement les batchs de documents électroniques que vous voulez faire certifier. Sur la plateforme Archipels, c’est près de 20 millions de documents à valeur probante qui sont certifiés chaque mois.
Réduction des risques de fraude, réduction des coûts, conformité avec les réglementations en vigueur sont autant de bénéfices dont vous pouvez bénéficiez en certifiant vos documents sur la plateforme Archipels.
Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter.
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