Quels documents KYC une entreprise doit-elle demander ?

Le KYC (Know Your Customer), bien plus qu’une simple obligation réglementaire liée à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT ou AML - Anti-Money Laundering), est un processus stratégique pour les entreprises. Il permet de sécuriser leurs transactions, de renforcer la confiance avec leurs clients et d’éviter les risques liés à des relations commerciales douteuses.

En identifiant clairement leurs clients et en vérifiant leur légitimité, les entreprises protègent non seulement leur réputation, mais également leurs opérations face à des menaces juridiques, financières ou éthiques.

En juin 2024, la BRED (Banque Régionale d'Escompte et de Dépôts) a été sanctionnée par la Commission des sanctions de l'ACPR avec un blâme et une amende de 2,5 millions d'euros, pour non-conformité à la législation LCB-FT*. Cette affaire illustre la vigilance accrue des régulateurs français, tels que l’ACPR, face aux manquements au cadre réglementaire et leur volonté de sanctionner de manière exemplaire les défaillances en matière de KYC.

Si le processus KYC concerne les particuliers, cet article s’adresse spécifiquement aux entreprises qui doivent mettre en place un processus. Nous y détaillerons les documents KYC requis pour les sociétés, avant d’explorer comment des solutions comme le wallet d’identité numérique peuvent simplifier et optimiser ce processus.

‍

Quels sont les documents KYC obligatoires ?

‍

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, les entreprises doivent collecter des documents spécifiques pour vérifier l’identité et la légitimité de leurs clients, qu’il s’agisse de personnes physiques (particuliers) ou morales (entreprises). Dans le cadre des personnes morales, ce processus est souvent appelé KYB (Know Your Business), une déclinaison du KYC adaptée aux entreprises.

Bien que toutes les entreprises soient tenues de se conformer aux obligations KYC/KYB, ces démarches sont particulièrement répandues dans les secteurs financiers, tels que les banques, les fintechs, les assurances ou encore les prestataires de services de paiement. Ces industries, davantage exposées aux risques de blanchiment d’argent et de financement d’activités illicites, doivent suivre des normes renforcées pour protéger leurs opérations et garantir leur conformité.

‍

Documents KYC pour personnes physiques

Documents requis	Exemples	Pourquoi sont-ils nécessaires ?
Documents d’identité	Passeport, carte d’identité, permis de conduire, titre de séjour, extrait d’acte de naissance complet	Les entreprises doivent s'assurer que chaque client est bien celui qu'il prétend être. Elles exigent un ou plusieurs documents d'identité officiels, valides et émis par des sources authentiques (organisme officiel ou une autorité compétente reconnue par l’État).
Justificatifs de domicile	Attestation de résidence officielle (mairie, préfecture), facture récente (fournisseurs d'énergie ou opérateurs téléphoniques), bail locatif, titre de propriété	Ces documents vérifient l’adresse fournie par le client et assure qu’il ne dissimule pas sa localisation réelle.
Documents financiers ou de revenus	Déclaration fiscale, relevés bancaires récents, dernier avis d’imposition, bulletins de salaire, justificatifs de revenus hors salaire (baux locatifs, revenus financiers), attestation de droits CPAM	Ces pièces sont parfois demandées pour évaluer la solvabilité du client, notamment lorsqu’il s’agit d’ouvrir des comptes complexes comme des comptes d’investissement.
Documents liés à l’activité professionnelle	Attestation d’emploi ou contrat de travail, certificat de statut d’indépendant, diplôme, CV	Nécessaires pour vérifier les déclarations professionnelles et, pour certains secteurs, valider les compétences ou les autorisations pour exercer une activité réglementée.
Autres documents spécifiques	Livret de famille	Permettent de justifier des liens de parenté pour des opérations comme des successions, donations ou garanties personnelles.

‍

Cas spécifique : les personnes politiquement exposées (PEP)

Pour les clients présentant un risque plus élevé, notamment les personnes politiquement exposées (PEP), des documents supplémentaires peuvent être exigés dans le cadre d’une vigilance renforcée (Enhanced Due Diligence - EDD). L’objectif est de renforcer la transparence pour les clients qui, par leur position ou leurs activités, présentent un risque accru de blanchiment d'argent ou de corruption.

Ces documents incluent par exemple :

Rapports d’audit financier,
Justificatifs sur l’origine des fonds,
Attestation de non-implication juridique,
Documentation liée aux mandats publics ou politiques,
Informations sur les relations proches.

Aujourd’hui, la majorité des entreprises doivent encore gérer leurs processus KYC manuellement, en demandant à leurs clients d’envoyer des documents PDF ou des scans par e-mail. Ce mode de fonctionnement est non seulement chronophage, mais également sujet à des erreurs humaines et à des risques liés à l’authenticité des données.

En revanche, des solutions innovantes telles que le wallet d’identité numérique permettent de fluidifier ce processus. Les entreprises peuvent recevoir des documents sous forme d’attestations numériques infalsifiables et vérifier leur validité instantanément. Cela simplifie considérablement l’expérience client, réduit les coûts opérationnels et améliore la conformité en rendant les vérifications plus fiables et sécurisées.

‍

Le wallet d’identité numérique : une solution pour fluidifier le KYC des entreprises

‍

Pour 52% des institutions financières, un examen KYC standard nécessite entre 61 et 150 jours**.

Face à la complexité et au coût administratif du KYC traditionnel, le wallet d’identité numérique apporte une réponse simple et efficace permettant de fluidifier et d’accélérer le processus Know Your Customer.

‍

Lutte contre la fraude documentaire

Avec leur wallet, les entreprises vérifient l’identité de leurs clients grâce à des attestations numériques (par exemple, un document d’identité ou un justificatif de domicile). Ces attestations proposées dans les wallets, comme dans Archipels Business, sont infalsifiables.

Par exemple, un justificatif de domicile proviendra directement d’opérateurs télécoms ou de fournisseurs d’énergie, garantissant son authenticité. Cette approche permet aux entreprises de vérifier rapidement et de manière fiable les informations fournies, réduisant ainsi les risques liés à la fraude tout en respectant les exigences de conformité réglementaire.

‍

Gain de temps et simplification de la vérification

Ces documents, sous forme d’attestations, peuvent ensuite être réutilisés à chaque nouvelle interaction, éliminant ainsi la nécessité de multiples saisies ou validations. Cela réduit considérablement le temps et les ressources nécessaires pour l’onboarding tout en diminuant le taux d’abandon des prospects : les délais pour accéder aux services passent de plusieurs jours, voire semaines, à quelques minutes.

Là où auparavant les documents étaient envoyés par emails sans aucune garantie de leur authenticité, avec le wallet les informations sont vérifiées car émises par des sources authentiques.

Selon une étude d’ABBYY, 37 % des entreprises estiment qu’un mauvais onboarding leur fait perdre des opportunités commerciales importantes.

‍

Obligation réglementaire encadrée par l’Europe

Le wallet d’identité numérique est encadré par l’Union européenne à travers l’initiative EUDIW (European Digital Identity Wallet) et la réglementation mise à jour eIDAS 2.0. Ce cadre réglementaire vise à standardiser et sécuriser l’utilisation des identités numériques en Europe, rendant le wallet impératif comme moyen d’authentification et d’identification à des services dans de nombreux secteurs (notamment les banques et services financiers).

À mesure que les acteurs européens devront adopter ce type de solution d’ici 2027, il devient stratégique pour les entreprises de se préparer dès maintenant en intégrant le wallet dans leurs processus de KYC (Know Your Customer) pour les personnes physiques, et de KYB (Know Your Business) pour les personnes morales.

‍

Conclusion

‍

Les documents KYC constituent la pierre angulaire de la conformité des entreprises. Ils permettent de vérifier l’identité et la légitimité des clients et sont indispensables pour se conformer aux réglementations liées à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB-FT). Ils garantissent également une transparence totale et protègent contre les risques juridiques ou financiers liés à des clients frauduleux ou non conformes.

Cependant, leur collecte et leur vérification peuvent être complexe et coûteux. Dans le secteur bancaire par exemple, où le KYC est particulièrement critique pour prévenir les risques de blanchiment d’argent et de financement illicite, une solution telle que le wallet prend tout son sens. En fluidifiant la vérification des documents et en offrant une meilleure expérience client, les banques peuvent répondre aux attentes de leurs clients tout en réduisant leurs coûts opérationnels et en restant conforme.

Pour approfondir ces enjeux, découvrez notre article de blog dédié à l’importance du KYC pour le secteur bancaire, ses défis spécifiques et obligations.

‍

* Source : ACPR - Banque de France

** Source : Tendances mondiales en matière de KYC en 2022 (Fenergo)

‍