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Vers quelle solution se tourner pour externaliser le KYC, entre BPOs, outils technologiques et solutions innovantes ?
Pour lutter contre les risques de fraude et de corruption mais surtout pour une conformité optimale avec la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT), les procédures de connaissance client ou KYC (Know Your Customer) des institutions et établissements bancaires et financiers sont de plus en plus souvent externalisées.
Cette délégation du KYC à un sous-traitant externe représente un gain de temps considérable et plus de souplesse pour l’entreprise. En confiant certaines missions à un prestataire externe, l’entreprise dispose d’une meilleure réactivité et peut réagir plus rapidement aux changements qui surviennent sur le marché.
Mais si les raisons de confier le KYC à un prestataire externe ou à une solution technologique innovante ne manquent pas, certains risques sont à connaître. Tout système a ses limites et il en va de même pour les solutions d’automatisation des opérations de conformité.
Même si l'offre de solutions actuellement sur le marché est conséquente, elle ne répond pas toujours aux besoins des organisations en matière de processus KYC : le risque reste souvent présent, l’automatisation est parfois plus théorique que pratique et le niveau de confiance varie sensiblement.
L’externalisation des opérations de conformité à un BPO
Le BPO, une valeur sûre...
La première solution pour externaliser le processus KYC consiste à faire appel au BPO, le Business Process Outsourcing (ou externalisation des processus métiers). Il s’agit d’une offre utilisée sur de nombreux services, pas uniquement sur l’aspect réglementaire et juridique, mais depuis la montée en puissance du KYC, les prestataires ont développé des offres spécialisées sur ce domaine.
Cela revient simplement à externaliser une partie de l'activité de l'entreprise vers un prestataire extérieur (le sous-traitant). Les promesses de ce type de méthode d’externalisation des processus métier sont nombreuses, allant du gain de flexibilité à l’amélioration de la performance, en passant par une efficacité métier décuplée et une réduction conséquente des coûts en limitant les charges du personnel.
Dans les faits, cela se vérifie la plupart du temps. En déléguant certains processus métiers, l’entreprise gagne un temps précieux qu’elle peut consacrer sur des tâches à haute valeur ajoutée et sur des missions stratégiques. Du côté des fournisseurs de BPO, ces derniers sont généralement spécialisés dans leur secteur d’activité et offrent une expertise que l’entreprise ne possède pas.
Pour délivrer leur prestation, les BPOs s’appuient donc sur 3 grands piliers : des équipes expertes dans leurs domaines d'activité, des technologies flexibles et scalables ainsi que des processus solides et éprouvés. Ce sont des acteurs clés dans la digitalisation des processus métier et la transformation numérique des organisations.
Faut-il pour autant se ruer sur ce type de solution lorsque se pose la question de l’externalisation des opérations de conformité en lien avec le processus KYC ? La réponse n’est pas si évidente, car en dépit de leur ancienneté, les BPO ne sont pas exempts de défauts.
... à condition de bien le choisir
Malgré la flexibilité et la capacité de traitement qu'ils offrent, les BPO peuvent parfois s'avérer être une solution peu optimale, voire risquée - en particulier dans le cas de l'externalisation des procédures de connaissance client.
En effet, en mettant en place un partenariat avec un BPO, une entreprise va partager des données, parfois sensibles. Dans le cadre des procédures KYC, elles ont trait à l'identité des individus. En partageant ces données en clair à un prestataire externe, l'entreprise s'expose à un risque : qu'elles soient diffusées involontairement ou exploitées mal intentionnellement.
Les BPO réalisent à grande échelle des opérations manuelles de traitement de données. Ce sont des tâches coûteuses et à très faible valeur ajoutée pour l’organisation. C'est pourquoi elles sont souvent externalisées chez ces prestataires. Dans le cas d'une externalisation à l'étranger, le risque est qu'il peut être parfois difficile de communiquer avec son fournisseur ou d'être confronté à des différences culturelles. C'est pourquoi il est recommandé de choisir un fournisseur francophone.
Enfin, l'externalisation de processus métiers suppose des coûts parfois difficiles à prévoir. La quantité de travail peut avoir été mal estimée. De plus, les activités d'un BPO implique beaucoup d'humain. Nous ne sommes pas à l'abri d'erreur de traitement : mauvaises indexations, oublis, erreurs d'entrée, etc. qui vont impacter la livraison du projet.
En conclusion, le recours à un BPO peut être un levier de croissance très intéressant pour l'entreprise car il donne accès à une expertise, apporte flexibilité et efficacité sur des processus métiers bien souvent peu performants et permet de réduire les coûts. Mais externaliser une partie de ses processus métiers peut s'avérer risqué : partage des données, différences culturels, retards et coûts non prévus... La décision doit donc être bien réfléchie et le prestataire proprement évalué.
Les solutions technologiques autour du KYC
Des atouts certains pour les OCR et les systèmes de reconnaissance d’image (RAD-LAD)
Les solutions technologiques du marché basées pour la plupart sur des OCR (Optical Character Recognition) ou des systèmes de reconnaissance et lecture automatique de document (RAD-LAD) présentent des atouts certains.
D’abord, cette automatisation du processus KYC permet :
- L’optimisation de l’ensemble du KYC en conformité avec les exigences légales
- L’assurance de conserver une grande souplesse - ces solutions peuvent intégrer n'importe quel document dans leur algorithme
- La maîtrise des coûts, surtout pour les structures de taille modeste ou intermédiaire
- Le développement d’un important levier d’efficacité et de gestion des capacités de l’organisation
- La possibilité pour l’ensemble des effectifs de se concentrer à 100 % sur leur métier grâce à un gain de temps substantiel
- Une réduction drastique du risque d’erreur dans le processus KYC et donc du risque lors des contrôles
Ces avantages sont permis essentiellement grâce à des solutions technologiques avancées mais qui ne sont pas sans défauts. En effet, plusieurs problèmes viennent nuancer les bénéfices mentionnés ci-dessus.
Des résultats parfois contrastés
Les solutions technologiques autour de la reconnaissance et lecture automatique de document possèdent quelques limites.
Tout d'abord, il y a un risque de rejet du document justificatif à cause d’une image de qualité insuffisante. Ainsi, une photo flou ou pas assez lumineuse sera dans le meilleur des cas rejetée par l'applicatif qui demandera à l'utilisateur de la reprendre. Cela peut avoir un impact très négatif sur l'expérience utilisateur. L'onboarding est une phase critique dans le parcours client. Toute friction - si petite soit-elle - peut entrainer un "dropout" ou abandon de l'utilisateur.
Si la photo est acceptée, il se peut que l'algorithme ne parvienne pas en extraire proprement les données. Dans ce cas, une vérification manuelle réalisée par un humain sera nécessaire. Cette procédure alourdira sensiblement le processus. En effet, la durée de traitement du dossier s'en trouvera impactée et l'expérience client dégradée.
Un autre sujet problématique est le fonctionnement de certaines de ces solutions. En effet, la plupart vérifient des points de données sur le document. Concrètement, il s’agit le plus souvent de validation de cohérence par des recoupements d'information : numéro du service client, format de la page, police utilisée... entre 10 et 30 points de données sont ainsi vérifiés sur un même documents.
Un niveau de confiance est ainsi déterminé : le prestataire va vous garantir que le document est conforme à 80-85 parfois 90%. Si la plupart des prestataires technologiques garantissent la conformité du document, rares sont ceux qui vont jusqu’à garantir l’authenticité de ce dernier. Pourtant, la différence est de taille - surtout dans un processus d'entrée en relation client.
Les solutions technologiques de RAD-LAD et d'OCR présentent des avantages - notamment autour de la flexibilité et automatisation - mais aussi des limites et certains risques qu'il convient d'évaluer.
Archipels : le changement de paradigme
Archipels a développé une solution de certification et vérification de documents et données à valeur probante.
La plupart des solutions technologiques qui existent sur le marché du KYC vont vérifier en fin de course les éléments d'information du documents. Nous avons choisi chez Archipels d'inverser le paradigme en allant chercher le document à la source, directement chez l'émetteur. Ce document, nous allons en extraire une empreinte numérique, que nous irons ancrer sur la blockchain.
La blockchain nous permet de conserver une preuve horodatée, immuable et traçable de l'intégrité du document. Nos clients peuvent l'interroger en utilisant nos API et ainsi vérifier l'authenticité du document - non pas seulement sa cohérence ou conformité. En effet, Archipels garantit l'intégrité des documents et assure donc qu'ils n'ont pas été modifiés ou altérés - augmentant sensiblement le niveau de confiance sur un dossier d'entrée en relation client.
Archipels est issue d'un consortium de tiers de confiance français, garants de l'identité des individus et entreprises en France et en Europe. Nous avons construit la plateforme Archipels avec les mêmes exigences autour des principes de confidentialité, souveraineté et éco-responsabilité.
Pour résumer, la solution Archipels permet à nos clients de lutter efficacement contre la fraude, réduire considérablement les risques et coûts opérationnels liés au KYC et améliorer sensiblement l'expérience client. Il est possible côté émetteurs de certifier facilement ses documents sur blockchain, valoriser ses données en respectant les réglementations en vigueur, et développer sa stratégie d’image et d’innovation.
Externaliser le processus de connaissance client présente bien des avantages mais aussi des risques : il convient de s’assurer que l’opération est réellement rentable, sécurisée et efficace. L'optimisation des coûts peut avoir un impact non négligeable sur l'expérience client, sans parler du risque réglementaire.
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