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Tout savoir sur l’horodatage de document
L’horodatage de documents est un moyen sûr de prouver la véracité des données relatives à un document, qu’il s’agisse d’un compte rendu, d’un justificatif ou d’un document administratif. En effet, grâce à l’horodatage, une preuve immuable de la date à laquelle un document a été conçu ou signé peut être émise, ce qui sécurise d’autant plus les pratiques lorsqu’elles sont dématérialisées.
Dans cet article nous allons explorer le fonctionnement de l’horodatage de documents, l’importance de l’intégrité dans une relation de confiance et sur les apports de la blockchain en termes d’immuabilité et de rapidité.
Le principe de l’horodatage
Lorsque l’on parle d’horodatage, on désigne le procédé qui consiste à enregistrer la date et l’heure d’un événement, de l’émission d’une information ou d’une donnée informatique.
Ce dispositif est capital dans de nombreux cas de figure, que ce soit pour les particuliers comme pour les entreprises. Dans le monde physique, c’est l’équivalent du cachet de La Poste apposé sur un document manuscrit. Au format électronique, l’horodatage de documents fonctionne de la même manière : lorsqu’une personne signe un document électronique, le logiciel utilisé peut disposer d’un système d’horodatage automatique qui va enregistrer la date et l’heure de la signature électronique.
Grâce à cette action, on se protège juridiquement de toute contestation possible sur le contenu d’un document, son authenticité ou son intégrité.
Dans le cadre de la protection de documents sensibles, à haute valeur probante, il est indispensable de se doter d’un outil d’horodatage des documents qui soit fiable, sécurisé et facile d’utilisation.
L’importance de l’intégrité des documents électroniques
L’horodatage de documents garantit l’intégrité de ces derniers (chez Archipels, l'intégrité des documents est assurée grâce à l’utilisation de la technologie blockchain). L’intégrité est essentielle pour de nombreuses sociétés de services qui entretiennent une relation de confiance avec leurs clientèles ou leurs collaborateurs. Juridiquement, c’est une garantie de non-altération et donc d’authenticité des documents.
Recourir à un outil d’horodatage fiable offrant un haut niveau de sécurité et utilisable en toutes circonstances revêt un caractère stratégique pour tout département technique, achats, conformité, comptabilité ou ressources humaines.
Si l’horodatage est un dispositif qui garantit l’intégrité d’un document, c’est aussi un outil qui permet de tracer l’évolution de ce dernier dans le temps. Ainsi, on applique à chaque modification d’un document une date et une heure pour suivre son évolution tout en conservant l’intégrité des versions antérieures.
Conserver l’historique des modifications d’un document - ajout d’annexes à un contrat commercial, modification d’une partie d’un contrat de travail ou mise à jour des conditions générales de mise en service d’un logiciel - peut s’avérer primordial pour se préserver de tout litige.
L’utilisation de la blockchain comme assurance d'intégrité, immutabilité et rapidité
Les outils d’horodatage traditionnels permettent d’assurer l’intégrité ainsi que le traçage des documents. Aujourd’hui, l’horodatage d’un document se fait par un tiers horodateur de confiance ou par une autorité d’horodatage.
Au delà de ça, l’usage de ces outils pose des problèmes à plusieurs niveaux :
- La gestion des nouvelles versions de documents est un processus chronophage et coûteux. Par exemple, dans la gestion des contrats fournisseurs, le traçage des différentes versions d’un même document peut rapidement conduire à une grande confusion, source d’erreur, mais aussi à un surcoût des procédures de gestion des documents (on estime, qu’en moyenne, une entreprise consacre 5 à 15% de son chiffre d’affaires à la gestion de ses documents papier).
- L’intégrité des documents à valeur probante peut être soumise à obsolescence technologique. Au-delà des formats de fichier propriétaire qui créent une dépendance à des logiciels tierces, il n’y a rien de plus frustrant que de devoir gérer la conversion de documents à valeur probantes vers de nouveaux formats tout en conservant ses propriétés d’origine, sans aucune altération.
- La dématérialisation des documents souffre d’une absence de connaissance de la valeur juridique de ces procédés par les équipes métier, empêchant ainsi leur adoption à une plus grande échelle. Par ailleurs, avec l’application de nouvelles réglementations sur la conservation des données (avec le RGPD par exemple), les incertitudes sur la pérennité d’un système électronique intégré perdurent.
Pour pallier ces problèmes, de nouvelles technologies performantes, immuables et faciles d’utilisation sont arrivées sur le marché. Plus spécifiquement, la blockchain couvre ces propriétés avec une efficacité remarquable, notamment grâce à la décentralisation. Cette dernière permet de sécuriser les données : l’altération des attributs d’un document à valeur probante ancrée sur la blockchain est un processus trop complexe pour être réalisée car il faudrait pirater tous les noeuds du réseau. La blockchain permet donc l’immuabilité des données et la conservation de preuve avec un niveau de sécurité inégalé par les solutions d’horodatage traditionnelles.
L’horodatage de documents à valeur probante sur la blockchain garantit une immuabilité et une sécurisation inédite qui correspond aux besoins de conformité de toute entreprise : l’intégrité d’aucun document ne peut alors être remise en cause et toute fuite ou vol de données est quasi-impossible.
Quelle valeur juridique pour l’horodatage électronique via la blockchain?
Comme nous l’avons vu, les protocoles blockchain apportent une plus-value non négligeable pour l’horodatage. Les procédés cryptographiques et les technologies de réseau pair-à-pair garantissent fiabilité et sécurité. Mais qu’en est-il de leur reconnaissance juridique ? La loi reconnaît-elle l’usage de la blockchain pour l'horodatage ?
Si la technologie blockchain n’est pas nommément désignée dans la réglementation relative à la force probante des écrits électroniques, son fonctionnement est compatible avec les exigences de l’horodatage électronique.
Ainsi, l’article 41 d’eIDAS 1ère version reconnaît que :
- L’effet juridique et le recevabilité d’un horodatage électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cet horodatage se présente sous une forme électronique.
- Un horodatage électronique qualifié bénéficie d’une présomption d’exactitude de la date et de l’heure qu’il indique et d’intégrité des données auxquelles se rapportent cette date et cette heure.
- Un horodatage électronique qualifié délivré dans un État membre est reconnu en tant qu’horodatage qualifié dans tous les autres États membres.
Par ailleurs, la proposition de règlement eiDAS 2ème version, dont l’objectif est de renforcer le cadre juridique pour l'utilisation des services de confiance, prolonge cet état d’esprit en reconnaissant l’horodatage électronique qualifié.
Plus spécifiquement, la section d’eIDAS 2 portant sur l’horodatage électronique définit l’horodatage électronique, qualifié comme méthode qui “permet d’attester que des données sous forme électronique existaient à un instant donné” et précise qu’il “peut être utilisé pour apposer une date d’expédition ou de réception d’un courrier mais aussi plus largement pour attester de l’existence d’une donnée à un instant, ou de la date d’un acte réalisé par voie électronique”
Au niveau européen, une mise à jour du règlement eIDAS proposée par la Commission Européenne comprend une section qui crée un nouveau service de confiance lié à l’opération d’un registre électronique comme la blockchain. Cette proposition prévoit notamment la présomption d’unicité, d’authenticité et d’immuabilité des données contenues dans un registre électronique qualifié de type blockchain.
Ainsi, en associant aux données ancrées des dates garantissant la temporalité d’un document à valeur probante (notamment en enregistrant la date de l’entrée de la transaction soumise à validation par les validateurs et la date de la validation du bloc de transaction), la technologie blockchain peut répondre aux exigences du règlement eIDAS, tout en offrant des perspectives inédites pour la fiabilité de la datation, la sécurisation des transactions et la gestion du versioning.
Les prochaines évolutions d’eIDAS seront décisives pour la reconnaissance officielle de la technologie blockchain. Néanmoins, les propriétés de cette technologie sont compatibles avec les exigences de l’horodatage électronique au sens européen et promettent à l’avenir une application reconnue et plus large de la blockchain.
Quels avantages à l’horodatage ?
Pour résumer, l’horodatage de documents est essentiel pour les entreprises qui souhaitent instaurer une relation de confiance avec ses collaborateurs, ses partenaires ou ses clients. C’est beaucoup plus que l’apposition d’une date et d’une heure sur un document. C’est la garantie de l’intégrité d’un document, de son authenticité et de la traçabilité des différentes modifications historiques qui ont pu être apportées à ce dernier. L’horodatage est le seul et unique moyen de s’assurer du caractère immuable d’un document, notamment en cas de litige où l’horodatage permet de fournir une preuve juridique.
Par ailleurs, l’horodatage de documents peut être mis en œuvre de manière parfaitement autonome sans perturber l’expérience utilisateur et en s’adaptant à tout environnement technique. Certaines solutions, comme celle d’Archipels, s’appuient sur l’utilisation d’une API pour une intégration simple du processus d’horodatage dans tout parcours.
Si vous souhaitez en savoir davantage sur la plateforme Archipels et plus particulièrement comment cette dernière peut vous aider à horodater tous vos documents de manière simple, automatisée et sécurisée, contactez-nous !
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