Comment sécuriser des documents électroniques ?

Depuis le début de la pandémie, la dématérialisation des documents s’est accélérée. Dès lors, la question de la sécurisation des documents est à aborder avec sérieux pour limiter les risques de vols de données, de fraude ou d’altération de documents sensibles à valeur probante et, ainsi, garantir un haut niveau de sécurité.

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Pourquoi protéger vos documents ?

La sécurisation des documents est une question primordiale pour nombre d’entreprises. Si un document papier peut être mis sous scellé, c'est également le cas des documents électroniques.

La gestion des fichiers numériques et leur sécurisation est un sujet complexe pour les entreprises, d'autant plus qu'elle concerne aujourd'hui une grande majorité d'industries.

En effet, la Covid19 a accéléré le recours du numérique pour le suivi de toutes les procédures administratives, permettant un gain de temps précieux. Mais ces processus de traitement de fichiers numériques sont-ils suffisamment sécurisés ? Le risque de fraude, piratage ou le vol de données n’a jamais été aussi présent. En 2020, 7 entreprises sur 10 ont subi au moins une tentative de fraude. Dans ce contexte, il revient à chaque département d’entreprise de se prémunir de ces cyberattaques. Heureusement, si les attaques sont de plus en plus perfectionnées, les outils de défenses le sont aussi. 

Opter pour un système de sécurisation de documents est une décision hautement stratégique. En se dotant des bons outils, les entreprises crédibilisent et légitiment leurs positions auprès de leurs partenaires commerciaux mais aussi de leurs collaborateurs.

Et on connaît l'importance de la confiance dans les relations entreprise.

Quels sont les types de documents concernés ?

La diversité des documents à caractère sensible et la numérisation de ces derniers - notes de cadrage, budgets, présentations sur la stratégie de développement d'une entreprise, plan de restructuration, contrats de travail, bilan comptable - a conduit les entreprises à sécuriser leurs systèmes d'information. Au delà de la question de la gestion des identités au sein d'une entreprise (et, plus spécifiquement, de la question des privilèges d'accès), la question de la sécurisation des données partagées est devenue essentielle.

Plusieurs départements doivent considérer la politique de gestion sécurisés de leurs documents : la recherche & développement, la finance et comptabilité, le juridique, les achats, le marketing ou encore les ventes. Tous sont concernés par cet impératif de sécurisation qui touche des données sensibles qui peuvent se revendre à prix d'or sur le dark web.

Quelles sont donc les solutions pour sécuriser les documents électroniques d'une entreprise ? Nous avons fait un rapide panorama des types de solutions disponibles sur le marché.

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Comment la plateforme Archipels répond aux besoins de sécurisation de documents ?

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1 - L’horodatage électronique 

L’horodatage électronique est un procédé qui permet de prouver la véracité d’un document, d’une donnée ou d’un fichier. Utilisé notamment par les métiers juridiques et conformité pour garantir l’authenticité d’un contrat, l’horodatage est un moyen efficace de se prémunir contre la falsification ou l’altération d’un document. La démocratisation de la blockchain offre à l’horodatage électronique un horizon technologique encore plus robuste et sécurisé, qui est en passe d’obtenir la même valeur juridique que les technologies traditionnelles d’horodatage. L’horodatage électronique est un procédé de choix pour sécuriser tout document. 

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2 - L’archivage électronique

En moyenne, une entreprise consacre entre 5 à 15% de son chiffre d'affaires à la gestion de ses documents papiers. L’accélération de la numérisation des entreprises, accentuée par la pandémie de Covid19, a permis de réaliser des économies considérables dans la gestion documentaire… tout en augmentant les risques de cyberattaques. La vulnérabilité des systèmes d’information des entreprises peut effectivement coûter très cher. Avec l’archivage électronique sur la plateforme d’Archipels, vous bénéficiez des propriétés d’immutabilité et d’intégrité de la blockchain, ce qui en fait une solution privilégiée par les entreprises pour la sécurisation de leurs documents électroniques.

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3 - La signature électronique

Avec la signature électronique, l’émetteur d’un document électronique est authentifié, ce qui permet d’instaurer une relation de confiance avec le destinataire dudit document. Avec la digitalisation des opérations d’entreprises - la gestion des contrats de travail ou des contrats commerciaux par exemple -, la signature électronique est devenue la solution privilégiée pour sécuriser un document en assurant l’authentification de l’émetteur. Avec la solution Archipels, préservez vos documents signés électroniquement sur la durée afin d’anticiper l’archivage grâce à l’ancrage de long terme.

La sécurisation des documents électroniques est devenue indispensable

La question de la sécurisation de documents concerne donc de nombreuses entreprises qui sont bien souvent à la recherche constante de nouvelles solutions pour s’assurer d’être protégées contre la fraude et le vol de données. Archipels entend bien répondre aux besoins de ces dernières (obtenez plus d’informations pour accompagner votre projet en prenant contact avec nos équipes). 

Notre solution a en effet pour objectif un meilleur contrôle de l’identité numérique grâce à la technologie blockchain et donc une gestion des données décentralisée. Vérification, sécurisation et valorisation des documents font partie des solutions que nous proposons afin notamment d’intervenir dans le cadre de la prévention contre la fraude, mais aussi de l’ancrage de long terme ou du onboarding client.