Pourquoi utiliser la notarisation électronique de documents ?

Pourquoi utiliser la notarisation électronique de documents ?

Dans le cadre d’un processus de certification de document, la notarisation électronique est un excellent moyen de garantir de son intégrité tout au long du processus. Il existe en effet aujourd’hui des outils numériques qui permettent de procéder à la notarisation d’un document, ce qui permet de simplifier de nombreux processus administratifs. Alors en quoi consiste la notarisation de document ? Quand l’utiliser ? Comment la mettre en œuvre ?

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Qu’est-ce que la notarisation électronique ?

La notarisation électronique représente le processus de validation d’un document électronique par un tiers de confiance. Dans le cadre de la notarisation électronique, la validation se fait via l’utilisation de technologie de cryptage et de signature électronique. Ce processus dématérialisé permet en effet de certifier l’intégrité des différentes étapes de l’évolution d’un document numérique. L’objectif est d’en garantir le contenu ou encore l’origine par exemple.

En d’autres termes, la notarisation électronique permet de garantir à l’expéditeur comme au destinataire, mais aussi à tout consultantd’un document en ligne que ce dernier n’a pas été altéré. Cela repose notamment sur la vérification des preuves d’échanges et d’archivage relatives à ce document.

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La notarisation électronique comprend :

• L’identification des parties : les parties co-contractantes doivent être identifiées

• La signature électronique : les parties doivent signer éléctroniquement le document pour en garantir son intégrité et son authenticité

• L’enregistrement : le document doit être conservé dans un système de gestion de documents électroniques (GED) ou un registre de notaires.

• La certification : le tiers de confiance certifie que le document a été dûment notarié éléctroniquement.

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Quels sont les avantages de la notarisation électronique ?

Par rapport à la notarisation traditionnelle, la notarisation électronique a de nombreux avantages :

• Commodité : la notarisation électronique peut être effectuée à distance. Pas besoin de se déplacer jusqu’au burteau d’un notaire

• Rapidité : la notarisation électronique peut être effectuée en l’espace de quelques minutes (comme chez Archipels) contrairement à la notarisation traditionnelle

• Sécurité : la notarisation électronique utilise des technologies de cryptage et de signature électronique qui confère une sécurité incomparable, notamment quand on sait que les documents transitent sur une base de données décentralisée comme la blockchain.

• Coût : la notarisation électronique peut être bien moins coûteuse que la notarisation traditionnelle puisqu’elle ne nécessite pas l’intervention physique d’un tiers de confiance, ni les processus y afférent.

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La blockchain comme tiers de confiance

Si, dans le monde physique, le notaire est le tiers de confiance qui intervient dans le processus de garantie d’intégrité d’un document, ce rôle de tiers de confiance peut être joué par la technologie blockchain. En effet, la blockchain est un excellent moyen de garantir de l’intégrité d’un document puisque toutes les étapes de création, de modifications et de révocation de ce dernier sont enregistrées dans un registre distribué qui garantit l’intégrité et l’inaltérabilité des documents.

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Dès lors, un outil bien pensé peut faire appel à la technologie blockchain pour proposer un outil de notarisation en ligne prêt à l’emploi. Chez Archipels, la blockchain issue d’un consortium – CDC, La Poste, EDF et ENGIE - co-détiennent la base de données distribuée - assure une légitimité et une crédibilité, à laquelle s’ajoute une sur-couche métier facile à intégrer. En effet, avec Archipels Certify, le processus de notarisation se fait via une API de certification facilement intégrable aux interfaces métiers. C’est une solution qui est prisée par nombre d’entreprises comme Digiposte qui a notarisé l’ensemble des bulletins de paie de ses coffre-forts numériques. Quand utiliser la notarisation électronique ?

La notarisation électronique peut être utilisée dans tous les cas de figure nécessitant l’intervention d’un notaire ou la garantie d’intégrité de document. De nombreux secteurs d’activité peuvent alors être concernés comme l’immobilier, l’assurance, la banque, la finance, la gestion de patrimoine, etc. Mais, c’est le secteur public qui a tout à gagner de l’utilisation de la notarisation sur blockchain. Toute entreprise qui souhaite garantir l’authenticité et de l’intégrité d’un document électronique auprès d’un client va pouvoir donc recourir à ce type d’outil. Gage de confiance, il simplifie par ailleurs grandement les échanges.

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En effet, un système de notarisation dématérialisé ne servira pas qu’à authentifier et certifier un document, il permet aussi de largement gagner du temps et de faciliter un processus administratif. La solution utilisée ici étant digitale, on peut tout à fait envisager la complète digitalisation du processus. Avec un outil sécurisé de signature électronique, le client n’a même plus besoin de se déplacer pour signer un document. C’est un avantage certain pour faciliter le bon déroulement des procédures administratives quelles qu’elles soient et pour gagner un temps précieux.

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Comment accéder à ce type d’outil ?

Avec Archipels Certify, vous pouvez utiliser la notarisation électronique de documents et de données sur blockchain pour répondre aux nombreuxcas d’usage qui requiert des services multiples : signature électronique, horodatage, archivage ou encore vérification de documents.

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